Що таке інвойс, і для чого він потрібен

Щоб професійно займатися торгівлею на міжнародному рівні, кожному підприємцю необхідно знати максимум про всі операції і процедурах, які передбачаються в ході експорту та імпорту товарів. Діяльність неможлива без роботи з митницею, а тому потрібно розбиратися і в тонкощах складання документації, необхідної для проходження контролю. Одним з важливих бланків є проформа інвойс – що це, чому без нього не обійтися, і як правильно його заповнити, щоб не виникло проблем з розмитнити вантаж?

Інвойсом називають один з ключових документів пакета, необхідного для пред’явлення на митниці під час здійснення підприємницької діяльності в сфері автомобільних, залізничних, морських і авіа вантажоперевезень . У бланку вказується вся інформація про які перетинають кордон товари: їх кількість, вартість, технічні характеристики, умови поставки та інші відомості. Це своєрідна накладна, без якої продукцію просто не пропустять в Україні.

Хто оформляє документ

Заповнюється форма продавцем в момент покупки товару або його відвантаження. Передається він спочатку в транспортну компанію, а після нового власника продукції. Розрізняють два види інвойсу – проформа і комерційний. Але в будь-якому випадку заповнюється він саме відправником.

Важливим моментом є офіційна акредитація фірми – вона повинна мати право, відповідно до чинного в країні законодавства, на відправку товарно-матеріальних цінностей за кордон. Тобто, супутні вантажу паперу повинні мати виключно «офіційний» характер. Заповнюється бланк в більшості випадків на англійській мові, який вважається в сфері торгівлі міжнародним. Якщо необхідно, додається і переклад тексту на мову стани одержувача.

Комерційний інвойс, за великим рахунком, є рахунок-фактуру, який складається після формування та упаковки замовлення. У ньому вказується ціна продукції, її найменування, кількість позицій і партій, точні розміри і вага, колір, умови поставок і оплати покупки, інформацію про відправника і замовника, їх контакти. Зовні документ схожий на докладний чек.

Проформа інвойс – це попередній рахунок, виписаний продавцем. Він складається після оформлення замовлення для ознайомлення покупця – в дані можна вносити правки, якщо окремі позиції або партії були замінені, додані або вилучені в зв’язку з невідповідністю вимогам.

Проформу використовують в тих випадках, коли продавець ще не вніс оплату за продукцію, але збирається це зробити після перевірки всіх даних. Використовувати папір можна для узгодження умов поставки з вищим начальством, для вивчення умов співпраці, для оформлення кредиту на оплату покупки і подібне. Також стане в нагоді документ в тих випадках, коли заздалегідь неможливо визначити вагу вантажу, наприклад, сипучих матеріалів. Проформа використовується для початку навантаження, а вже після її завершення виписується комерційний інвойс для відправки продукції за кордон.

Як перевірити документ

Інвойс надається для оцінки вантажу на митному контролі. Він може супроводжувати не тільки продукцію для здійснення комерційної діяльності, а й товари, куплені на аукціонах для особистого користування (наприклад, автомобіль ), вантаж, який передається в якості подарунка або транспортується для подальшої переробки.

Якщо мова йде про проформу, дані в документі можуть змінюватися в ході відвантаження. Можна міняти не тільки вага і розміри, зазначені в папері, а й артикули, ідентифікаційні значення, маркування, коди, вид продукції і інші характеристики.

Перевірка даних і виявлення в них помилок при розмитненні – одна з причин, за якими вантаж «застрягне» на кордоні, і не отримає дозвільної на ввезення документації. Тому до заповнення інвойсу відправник повинен поставитися з усією відповідальністю – правила регулюються законодавством приймаючої держави.

Зразок заповнення легко знайти в Мережі – перевірити її правильність стоїть перед тим, як вантаж буде відправлений, щоб при його отриманні не зіткнутися з чималими труднощами на митниці. Використовувати можна і вільну форму, але всі дані повинні бути вказані.

Обов’язковими полями для заповнення є:

• реквізити і найменування сторін (відправника і одержувача);
• Найменування товару;
• точна ціна;
• підсумкова вартість придбаного обсягу, якщо мова йде про декілька партіях або певній вазі, кількості;
• валюта, в якій проводилася операція;
• розмір отриманих знижок або кількість «подарунків» від продавця;
• дата складання документа.

Залежно від сфери діяльності компанії, проформа може містити й інші важливі дані, наприклад, розмір сплачених податків, умови оплати товару, його поставки, пункти про завантаження та відвантаження.

Проформа виконує всі функції рахунку, але самим рахунком не є. Для здійснення оплати необхідний комерційний інвойс – він виступає як би підсумком укладеної угоди, умови якої влаштовують обидві сторони.

Проформа і комерційний інвойс завіряються печаткою відправника, щоб документи мали юридичну силу. Продавцю також обходимо знати точну назву компанії-одержувача, код ОКПО, юридичну адресу та банківські реквізити юрособи.

Як перевірити документ

Перевірка – важливий етап, який необхідний для безпечного і безпроблемного проходження вантажу на митному контролі. Особливу увагу варто приділити:

• пунктам з описом перевезених позицій (воно повинно бути максимально повним і точним);
• пункту про вартість продукції в валюті країни-експортера (дані враховуються при нарахуванні митного збору);
• підсумковій сумі, яку заплатив або заплатить покупець;
• справжності підпису відправника та його друку.

Навіть найменша неточність або помилка при заповненні форми може стати причиною несвоєчасної доставки вантажу. Він буде перебувати на митниці до тих пір, поки у інспекторів не залишиться ні найменшої підозри в законності укладеної між відправником і отримувачем угоди, а також в тому, що одержувач не збирається обдурити державу, зокрема, при оплаті необхідних податків.

Складено документ може бути в друкованому вигляді або вручну, але всі дані повинні писатися розбірливим почерком, адже в разі незрозумілих ситуацій, вирішитися суперечка з митницею може не на користь одержувача вантажу. За міжнародними стандартами, інвойс складається в 6 примірниках (оригінал і 5 копій). Така кількість необхідно для того, щоб документ в підсумку був у всіх учасників перевезення – у відправника, одержувача, експедиторів, представників транспортної компанії.

Перевірку паперу, однією з найважливіших в пакеті супровідних документів, варто довірити професійному брокеру. Причому звернутися до фахівців коштує як новачкам з галузі міжнародної торгівлі, так і досвідченим бізнесменам, адже з труднощами на митниці в результаті може зіткнутися кожен, незалежно від його «підкутості».

Широкий спектр послуг за доступною ціною клієнти знайдуть в компанії «Sea Way» – експерта в галузі міжнародних вантажних перевезень. Компанія стане надійним партнером для всіх, хто прагне до процвітання і успішній роботі свого бізнесу.

Для чого потрібен інвойс

Це папір, яка є офіційним підтвердженням укладення законної угоди між продавцем і покупцем, відправником вантажу і його одержувачем.

Інвойс свідчить про факт відвантаження продукції, про зобов’язання одержувача, що стосуються її оплати. Відомості, зазначені в папері, впливають на проходження вантажем контролю на митниці, а також на розмір зборів і податків, які потрібно буде сплатити в ході розмитнення.

Проформа дозволяє скорегувати замовлення на етапі його формування, вивчити умови угоди, що укладається, оцінити можливі ризики і перспективи, підготуватися до передбачуваних розтрат.

Заповнений бланк допомагає ідентифікувати вантаж по одержувачу, відправнику або виду – це дає певні гарантії на те, що товар не буде втрачено або зіпсований в ході транспортування, адже якщо при отриманні виявлено брак, покупець зможе отримати компенсацію від страхової або транспортної компанії.