Чтобы профессионально заниматься торговлей на международном уровне, каждому предпринимателю необходимо знать максимум о всех операциях и процедурах, которые предполагаются в ходе экспорта и импорта товаров. Деятельность невозможна без работы с таможней, а потому нужно разбираться и в тонкостях составления документации, необходимой для прохождения контроля. Одним из важных бланков является проформа инвойс – что это, почему без него не обойтись, и как правильно его заполнить, чтобы не возникло проблем с растаможой груза?

Инвойсом называют один из ключевых документов пакета, необходимого для предъявления на таможне в ходе коммерческой деятельности в сфере автомобильных, железнодорожных, морских и авиа грузоперевозок. В бланке указывается вся информация о пересекающих границу товарах: их количество, стоимость, технические характеристики, условия поставки и другие сведения. Это своеобразная накладная, без которой продукцию попросту не пропустят в Украину.

Кто оформляет документ

Заполняется форма продавцом в момент покупки товара или его отгрузки. Передается он сначала в транспортную компанию, а после новому владельцу продукции. Различают два вида инвойса – проформа и коммерческий. Но в любом случае заполняется он именно отправителем.

Важным моментом является официальная аккредитация фирмы – она должна иметь право, в соответствии с действующим в стране законодательством, на отправку товарно-материальных ценностей за границу. То есть, сопутствующие грузу бумаги должны иметь исключительно «официальный» характер. Заполняется бланк в большинстве случаев на английском языке, который считается в сфере торговли международным. Если необходимо, прилагается и перевод текста на язык станы получателя.

Коммерческий инвойс, по большому счету, представляет собой счет-фактуру, который составляется после формирования и упаковки заказа. В нем указывается цена продукции, ее наименование, количество позиций и партий, точные размеры и вес, расцветка, условия поставок и оплаты покупки, информацию про отправителя и заказчика, их контакты. Внешне документ похож на подробный чек.

Проформа инвойс – это предварительный счет, выписанный продавцом. Он составляется после оформления заказа для ознакомления покупателя – в данные можно вносить правки, если отдельные позиции или партии были заменены, добавлены или изъяты в связи с несоответствием требованиям.

Проформу используют в тех случаях, когда продавец еще не внес оплату за продукцию, но собирается это сделать после проверки всех данных. Использовать бумагу можно для согласования условий поставки с вышестоящим начальством, для изучения условий сотрудничества, для оформления кредита на оплату покупки и подобное. Также пригодится документ в тех случаях, когда заранее невозможно определить вес груза, например, сыпучих материалов. Проформа используется для начала погрузки, а уже после ее завершения выписывается коммерческий инвойс для отправки продукции за границу.

Как проверить документ

Инвойс предоставляется для оценки груза на таможенном контроле. Он может сопровождать не только продукцию для осуществления коммерческой деятельности, но и товары, купленные на аукционах для личного пользования (например, автомобиль), груз, который передается в качестве подарка или транспортируется для последующей переработки.

Если речь идет о проформе, данные в документе могут изменяться в ходе отгрузки. Можно менять не только вес и размеры, указанные в бумаге, но и артикулы, идентификационные значения, маркировки, коды, вид продукции и другие характеристики.

Проверка данных и обнаружение в них ошибок при растаможке – одна из причин, по которым груз «застрянет» на границе, и не получит разрешительной на ввоз документации. Потому к заполнению инвойса отправитель должен отнестись со всей ответственностью – правила регулируются законодательством принимающего государства.

Образец заполнения легко найти в Сети – проверить ее правильность стоит перед тем, как груз будет отправлен, чтобы при его получении не столкнуться с немалыми трудностями на таможне. Использовать можно и свободную форму, но все данные должны быть указаны.

Обязательными полями для заполнения являются:

  • реквизиты и наименование сторон (отправителя и получателя);
  • наименование товара;
  • точная цена;
  • итоговая стоимость приобретаемого объема, если речь идет о нескольких партиях или определенном весе, количестве;
  • валюта, в которой проводилась сделка;
  • размер полученных скидок или количество «подарков» от продавца;
  • дата составления документа.

В зависимости от сферы деятельности компании, проформа может содержать и другие важные данные, например, размер уплаченных налогов, условия оплаты товара, его поставки, пункты о загрузке и отгрузке.

Проформа исполняет все функции счета, но самим счетом не является. Для совершения оплаты необходим коммерческий инвойс – он выступает как бы итогом заключенной сделки, условия которой устраивают обе стороны.

Проформа и коммерческий инвойс заверяются печатью отправителя, чтобы документы имели юридическую силу. Продавцу также обходимо знать точное название компании-получателя, код ОКПО, юридический адрес и банковские реквизиты юрлица.

Как проверить документ

Проверка – важный этап, который необходим для безопасного и беспроблемного прохождения груза на таможенном контроле. Особое внимание стоит уделить:

  • пунктам с описанием перевозимых позиций (оно должно быть максимально полным и точным);
  • пункту о стоимости продукции в валюте страны-экспортера (данные учитываются при начислении таможенного сбора);
  • итоговой сумме, которую заплатил или заплатит покупатель;
  • подлинности подписи отправителя и его печати.

Даже малейшая неточность или ошибка при заполнении формы может стать причиной несвоевременной доставки груза. Он будет находиться на таможне до тех пор, пока у инспекторов не останется ни малейшего подозрения в законности заключенной между отправителем и получателем сделки, а также в том, что получатель не собирается обмануть государство, в частности, при оплате необходимых налогов.

Составлен документ может быть в печатном виде или вручную, но все данные должны писаться разборчивым почерком, ведь в случае непонятных ситуаций, разрешиться спор с таможней может не в пользу получателя груза. По международным стандартам, инвойс составляется в 6 экземплярах (оригинал и 5 копий). Такое количество необходимо для того, чтобы документ в итоге был у всех участников перевозки – у отправителя, получателя, экспедиторов, представителей транспортной компании.

Проверку бумаги, одной из самых важных в пакете сопроводительных документов, стоит доверить профессиональному брокеру. Причем обратиться к специалистам стоит как новичкам из отрасли международной торговли, так и опытным бизнесменам, ведь с трудностями на таможне в итоге может столкнуться каждый, независимо от его «подкованности».

Широкий спектр услуг по доступной цене клиенты найдут в компании «Sea Way» – эксперта в отрасли международных грузоперевозок. Компания станет надежным партнером для всех, кто стремится к процветанию и успешной работе своего бизнеса.

Для чего нужен инвойс

Это бумага, которая является официальным подтверждением заключения законной сделки между продавцом и покупателем, отправителем груза и его получателем.

Инвойс свидетельствует о факте отгрузки продукции, об обязательствах получателя, касающихся ее оплаты. Сведения, указанные в бумаге, влияют на прохождение грузом контроля на таможне, а также на размер пошлин и налогов, которые нужно будет уплатить в ходе растаможки.

Проформа позволяет скорректировать заказ на этапе его формирования, изучить условия заключаемой сделки, оценить возможные риски и перспективы, подготовиться к предполагаемым растратам.

Заполненный бланк помогает идентифицировать груз по получателю, отправителю или виду – это дает определенные гарантии на то, что товар не будет потерян или испорчен в ходе транспортировки, ведь если при получении обнаружен брак, покупатель сможет получить компенсацию от страховой или транспортной компании.